Comment trier et ranger les papiers administratifs

Les papiers, c'est moche. Vraiment moche. Surtout quand ils commencent à envahir ton espace vital sans distinction entre les papiers de chewing-gum, les feuilles à petits carreaux, et les affiliations à la Sécurité sociale... Allez, viens trier, t'inquiète ça va aller.

Comment trier et ranger les papiers administratifs

Ta pochette « papiers importants » commence à déborder ou te fait les gros yeux ? Tu te dis qu’il est peut-être temps de te conduire en adulte responsable même si, dit comme ça, ça a l’air d’être la chose la plus barbante au monde ?

Ne t’inquiète pas mon petit poussin tombé du nid, me revoici pour t’aider à faire place nette au milieu des moutons de poussière de tes documents administratifs.

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Savoir quels papiers sont « importants » et à garder

Tout comme avant d’apprendre à courir, il faut savoir marcher, il vaut mieux trier ses papiers avant de les ranger. Je te suggère de commencer par une pile « à garder » et une pile « panier ! »

Inutile, me diras-tu de ta voix assurée, puisque tu as déjà fait ce tri en amont, en plaçant soigneusement (hahaha) les-dits papiers dans ta pochette. Sauf que c’est pas comme le congélateur, mais plutôt comme le frigo : au bout d’un moment, certains trucs sont périmés…

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Par exemple, si tu as encore la photocopie de ton ancienne carte d’identité, alors que sur la photo tu avais douze ans et que tu es maintenant une grande personne, tu peux jeter, vraiment.

QUE GARDER et COMBIEN DE TEMPS ?

Les documents importants sont répertoriés sur le site du service public qui précise également la période légale de conservation relative à chaque document (pour faire valoir vos droits par exemple).

Ceci dit, comme précisé tout en haut de la page, rien n’empêche de garder les documents plus longtemps, et ce serait même mieux dans certains cas.

  • Les quittances de loyer : garder ses anciennes quittances peut être une façon de rassurer un•e potentiel•le propriétaire sur votre solvabilité, ou du moins votre fiabilité.
  • Les avis d’imposition : alors qu’il est question de passer à un prélèvement d’impôt à la source, conserver vos anciennes déclarations d’impôts peut être important pour des raisons comptables (et accessoirement vous permettra de voir l’évolution de votre impôt). De façon générale, en matière d’argent, il vaut mieux garder les papiers trop longtemps plutôt que pas assez, en cas de pépin, d’erreur de paiement…
  • Les documents concernant vos animaux de compagnie : conserver les documents de santé et, le cas échéant, d’identification de votre animal, toute la durée de vie de votre compagnon.
  • Les bulletins de paie : ils sont évidemment mentionnés sur le site, mais on ne le dira jamais assez souvent, IL EST CAPITAL DE CONSERVER VOS FICHES DE PAIE TOUTE VOTRE VIE (y compris de stages, d’alternance, etc. car ça compte également).

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Des classeurs, des dossiers, des intercalaires… ou la beauté du tri

Maintenant, comment trier les trucs ? Ça ne va sûrement pas te faire plaisir mais les papiers ne s’amenuisent pas avec le temps, bien au contraire, et ils ont donc besoin de pas mal de place (comme ta…).

  • Première solution

Leur dédier un étage de ton placard dans lequel tu pourras mettre des bannettes (non, pas des Danettes, lis bien boudiou) ou des classeurs. J’ai tendance à penser que la bannette est une fausse solution de tri, je te recommande donc vivement les classeurs, mais ce choix n’engage que moi.

  • Deuxième solution

Un tiroir avec des dossiers suspendus, ou sa version économique (en espace et en espèces) : une mallette à dossiers (ressemble à une caisse en métal le plus souvent). Cette solution a souvent le mérite de rendre les papiers accessibles plus rapidement (pas besoin d’avoir des pochettes plastiques, des intercalaires suffisent par exemple).

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Les armes complémentaires (pour pimper ton système de rangement) : des pochettes cartonnées mais surtout plastiques, des intercalaires, des marque-pages Post-It avec des couleurs et des étiquettes. Le but est de définir un PETIT code couleur pour te simplifier la tâche.

Sauf que comme je te connais, pas la peine de faire trop compliqué : rouge pour les trucs d’argent à régler (impôts, factures non payées, ou erreur de la banque en votre faveur…), point barre.

Oui, ça veut dire qu’une seule couleur peut être suffisante… à toi de voir, mais ne te laisse pas embarquer sous prétexte que tes marque-pages sont vraiment jolis (oui, ça sent le vécu, c’est vrai).

Quelques astuces d’une maniaque des papiers administratifs

L’étape suivante est celle de la répartition (et donc du tri) à proprement parler. Voici quelques astuces pour ne pas te retrouver dans un bordel sans nom !

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  • Quand tu vas nommer tes classeurs ou tes dossiers suspendus (#étiquettes), ne crée pas de dossier « autres », « à trier », « en cours ». Toi comme moi, on sait très bien que tous tes courriers finiront tôt ou tard là-dedans, et qu’il viendra progressivement prendre la place de feu ta pochette « papiers importants ».
  • Rends le plus accessibles possible les papiers récurrents et qui te seront souvent demandés, en triant par ordre chronologique et en mettant le plus récent en début de classeur ou de dossier. Idem pour les différents dossiers : « diplômes » peut gentiment aller attendre aux confins du placard, il y a peu de chances que ce dossier te serve un jour si tu es employé•e. Pour les trucs récurrents, fastoche, c’est généralement des trucs d’argent : quittances, factures, revenus…
  • N’attends pas. Vraiment. Je sais, tu préfères mille fois jeter le courrier menaçant que tu viens de recevoir au milieu du reste comme une rockstar. Mais les rockstars ont des agents pour trier à leur place. Pas toi. Sauf si tu as un chat très très très bien dressé. Sinon, ouvre, lis, range, directement à réception. De rien.

De l’importance du stockage numérique

Si la version papier de tes documents se conservera mieux à l’abri de la lumière (qui peut altérer l’encre et la rendre illisible), il est de bon ton de scanner tes documents importants.

Pas parce que toutes les boîtes de nuit hype t’ouvriront soudainement leur porte en échange, mais plutôt parce que le papier peut brûler, s’envoler, disparaître, s’abîmer, se désagréger (rayer la mention inutile)… Et que je n’ai pas encore vu un document numérique faire ça (sauf peut-être disparaître, et encore).

Le stockage de ces documents scannés est aussi une bonne question à se poser, et là, ça va dépendre de ton budget !

  • Les systèmes de stockage en ligne

Ils sont gratuits mais insistent moins sur la sécurité (rapport qu’ils sont moins censés stocker des données sensibles, et qu’ils sont pour la plupart originaires des États-Unis). Parmi eux, il y a Dropbox, Hubic, Google Drive et compagnie !

Le souci principal est qu’ils ne sont pas destinés à cet usage, donc une manœuvre maladroite de suppression est vite arrivée.

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  • Les bien nommés coffres-forts numériques

Le principe est assez simple : les données sont cryptées et très souvent stockées sur le Cloud (sur un serveur, donc accessible en ligne à condition que l’on ait les identifiants). Eux, par contre, se spécialisent dans le stockage et la conservation de données, y compris sensibles.

Mais rien n’est gratuit en ce bas monde et il faudra mettre la main à la poche pour en bénéficier. En cherchant un peu (notamment du côté de votre banque, car elles offrent souvent un service avantageux à leurs client•es wink wink), tu pourras quand même trouver sans difficulté des coffres-forts numériques abordables… surtout que comme c’est nécessaire pour toute la vie, il vaut mieux.

Par contre, même règle que pour le papier : crée des dossiers et sous-dossiers pour organiser tes scans, qui soient de préférence identiques à ceux que tu as dans ton placard pour gagner du temps quand tu cherches un document.

Allez, on se prend quelques heures et on s’y met, tu te sentiras mieux après !

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Voici le dernier commentaire en date :

  • Garance.
    Garance., Le 24 septembre 2016 à 16h30

    Je me suis améliorée par rapport à il y a des années, à l'époque où j'avais des papiers chiffonnés en vrac dans mon bureau, VS mes pochettes cartonnées d'une couleur différente par domaine (banque / CAF, sécu et assurances / contrats de travail et fiches de paye / loyer / factures Orange / factures EDF...) que j'ai aujourd'hui !
    Je suis fière de moi quand même :puppyeyes:

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